Retour sur le congrès EuroPCR 2020 et teasing de l’édition 2021 avec le PCO Europa Group

Comment basculer un congrès physique de 10 000 participants en congrès virtuel comme ce fut le cas pour l’EuroPCR en 2020, quels enseignements en ont été tirés pour préparer l’édition 2021… Jérôme Sicchi, Directeur du Développement chez le PCO Europa Group, nous fait part de son retour d’expérience.

Pouvez-vous nous présenter Europa Group ?

Jérôme Sicchi Europa GroupEuropa Group est une agence dont la vocation est d’apporter une solution globale aux défis quotidiens des communautés médicales et scientifiques. Nos 300 collaborateurs accompagnent la croissance des associations et entreprises à travers une large offre de services et de métiers.

Nos expertises sont très variées et comprennent les événements hybrides, présentiels ou digitaux, l’édition ou la valorisation de contenus, l’activation d’audience, l’éducation, la production audiovisuelle ou encore le traitement de données.

Vous avez organisé l’année dernière le congrès EuroPCR 2020 au format virtuel, sur quelles données et constats vous êtes-vous appuyé pour organiser ce congrès ?

L’annulation du congrès EuroPCR 2020 en présentiel en raison de la crise sanitaire, nous a confrontés à un défi majeur : Comment maintenir l’échange scientifique et le partage au sein de la vaste communauté mondiale de la cardiologie interventionnelle sans ce rendez-vous physique de plus de 10 000 participants ?

Peu après l’annulation, une solution a été apportée sous la forme d’un format éducatif 100% web. A l’issue d’un appel d’offres et d’une recherche des bonnes pratiques, nous avons retenu une plateforme leader, dont l’environnement très immersif permet de faciliter la circulation des participants qui se retrouvent sur une home page semblable au hall d’accueil d’un centre de congrès. Cette plateforme permettait de retrouver un espace d’exposition, des salles plénières et des salles de réunion, un corner pour les pauses cafés virtuelles…

Pouvez-vous nous dresser un bilan de ce congrès ? Quels ont été les facteurs de réussite ?

Europa Group EuroPCR 2020

L’EuroPCR 2020, bien que virtuel, a été un large succès avec plus de 15 000 inscrits et des temps individuels de participation très élevés.

Ce premier vaste projet a permis plusieurs apprentissages, dont certains ont été contre intuitifs. Lors des sessions aux formats longs, contre toute attente, nous avons par exemple noté une excellente assiduité des participants, y compris en comparaison de sessions plus courtes. Cela nous a démontré qu’au-delà de la durée, c’est surtout la qualité du contenu qui fait la différence sur un congrès au format virtuel. L’événementialisation du congrès est primordiale et a été plébiscitée : nous avons mis l’accent sur les sessions live et la prise de rendez-vous en ligne, entre autres, afin de compenser le manque d’interactions physiques.

En revanche, nous avons remarqué que transposer une exposition physique en virtuel fonctionne moins bien car cela ne permet pas de favoriser les échanges informels et spontanés. Les sessions sponsorisées en live, en particulier les symposiums ont, elles, été très suivies et discutées.

La gratuité des inscriptions, la forte attente de la communauté d’une action pédagogique d’envergure, et la qualité de la promotion ont constitué les facteurs de succès de cette réussite.

Europa Group a tiré tous les enseignements de 2020 pour concevoir un événement hybride au format totalement innovant. A nouveau, les partenaires, participants et autres parties prenantes ont été sondés afin de faire remonter les meilleures pratiques et les nouvelles attentes à la suite de leurs expériences digitales en 2020.

De nombreuses nouvelles plateformes digitales ont été analysées avant de parvenir au constat que nous étions, en qualité de PCO et de web publisher, les plus à même de concevoir l’environnement web idéal pour nos clients. Nous avons donc logiquement décidé du développement de notre propre solution en nous reposant sur nos ressources internes.

Vous organisez en mai prochain le congrès PCR 2021, quelles sont les adaptations que vous allez mettre en place par rapport à l’édition précédente grâce au recul que vous avez désormais ?

Europa Group plateforme

Europa Group a donc étayé ses compétences digitales et a investi dans une plateforme qui permet de faire face aux enjeux particuliers des congrès académiques et scientifiques.

Plusieurs priorités, en plus de l’immersivité, se sont imposées :

  • La qualité de la diffusion video, le « support roi » sur le web>

  • L’interactivité, sur les sessions training en particulier, afin de développer l’aspect événementiel

  • La collecte des datas, qui est un enjeu majeur de valorisation des congrès virtuels

Nos nouvelles technologies et compétences permettent, en 2021, la création d’un événement hybride au format innovant en cardiologie interventionnelle :

- 3 événements digitaux précèdent le l’événement principal afin de multiplier les présentations scientifiques. 300 conférenciers seront sollicités pour chacun des événements.

- Retour de l’inscription payante (50% du montant habituel) : Les contenus pédagogiques sont à nouveau valorisés et assurent la pérennité de l’animation de la communauté.

- Accroissement du Live : 4 chaines en direct seront proposées à partir d’un réseau de 5 studios à travers le monde (dont le principal développé dans notre studio TV parisien rue de Prony).

- Un format hybride dédié est mis en place :11 Official PCR Hub, des espaces où les personnes se retrouveront physiquement, seront ouverts à travers le monde à des groupes de participants, sous la responsabilité des correspondants scientifiques locaux. Leur fréquentation dépendra de la situation sanitaire locale à l’instant (entre 10 et 250 participants par Hub). Ils diffuseront et produiront des contenus diffusés via notre Plateforme.Création des PODs : Comme le Hub, le PODs permet de se réunir physiquement. Laissés à l’initiative des sponsors, ils permettent de réunir un minimum de 20 participants. Au niveau global, on estime à une trentaine le nombre de PODs.

Les Studios, PCR Hubs et Pods deviennent les nouveaux lieux de co-construction du programme, de partage et de convivialité.

Enfin, pouvez-vous nous dire quels ont été les obstacles mais également les pistes de développement qui sont apparues avec la crise que nous traversons ?

La crise de la Covid-19 a provoqué un pivotement extrêmement rapide de nos activités vers le digital. Afin de piloter au mieux ce challenge, Europa Group a constitué une Task Force chargée d’étudier les nouveaux enjeux de ce nouveau marché, en particulier sur le plan technique et humain. Nous avons déduit de ces travaux un plan d’action et de communication que nous déroulons encore à ce jour.

Notre vision est que cette période a provoqué une maturation rapide de la culture digitale qui aura un impact à long terme sur nos métiers. En particulier, les projets hybrides vont s’imposer et favoriser l’essor des agences dont les ressources internes sauront concevoir, mettre en œuvre et valoriser des formats innovants, capable d’animer les communautés tant au niveau digital que présentiel.

Europa Group disposait déjà d’une expérience digitale forte de plusieurs portails disciplinaires animée par un département spécialisé dans le marketing digital, Europa Digital Publishing, ainsi qu’un studio TV au cœur de Paris, rue de Prony. Nous avons capitalisé sur ces expériences en investissant afin d’augmenter notre capacité de production audiovisuelle, notamment avec des studios virtuels. La montée rapide en compétence de nos équipes IT s’est traduite par l’internalisation, puis l’industrialisation de la réalisation de plateformes web capables de diffuser ces contenus à des milliers de participants. Leurs architectures ont été conçues de manière évolutive. Ainsi, nous pouvons proposer à nos partenaires associatifs l’agilité nécessaire pour décider tardivement des modalités de diffusion, ou encore de la part des contenus qui seront produits en studio physique ou en studio virtuel. L’expérience nous a appris qu’entre un projet présentiel et un projet digital, le curseur de l’hybridation devait fréquemment être déplacé rapidement pour répondre efficacement aux contraintes sanitaires.

Bien entendu, ces activités nous projettent dans l’univers du traitement des données. Les outils développés ces dernières années par notre groupe nous permettaient déjà de définir quels contenus diffuser auprès de quelles audiences. Cette stratégie de diffusion différenciée a favorisé une augmentation du retour sur investissement de nos partenaires tout en assurant une utilisation des données respectueuse de l’intérêt des membres des communautés, notre priorité absolue. Une utilisation raisonnée des données contribue à développer la confiance, et donc la qualité de l'accueil des contenus, l’objectif phare de nos clients, en particulier dans le domaine de la santé.

Si nos experts proposent des analyses déjà très fines, nous sommes convaincus que la collecte et le traitement des données représentent des enjeux stratégiques majeurs pour l’avenir. C’est main dans la main avec nos partenaires et nos clients sociétés savantes, digitalement bien entendu, que nous avançons sur cette voie afin d’apporter une valeur-ajouté sans cesse renouvelée aux membres des communautés.