Politique relative aux données à caractère personnel des clients / prospects

1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cadre de son activité, Paris je t’aime – Office de tourisme (ci-après « Paris je t’aime ») est amené à traiter des données à caractère personnel de ses clients et prospects.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :

  • le « responsable du traitement » : désigne Paris je t’aime ;
  • le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de Paris je t’aime ;
  • les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les prospects de Paris je t’aime ;
  • les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de Paris je t’aime. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de Paris je t’aime que des organismes extérieurs (partenaires, établissements bancaires, prestataires informatiques, etc.).

L’article 12 du RGPD impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle Paris je t’aime est tenu et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de Paris je t’aime au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. Portée

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects de Paris je t’aime.

Paris je t’aime met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont Paris je t’aime est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui seraient créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par Paris je t’aime (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Paris je t’aime ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par Paris je t’aime.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Paris je t’aime et les clients et prospects.

4. Types de données collectées

Données non techniques Données d’identification (nom, prénom, etc.). Coordonnées (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, etc.). Information d’ordre économique et financière (données bancaires, RIB, etc.). Données de transaction (panier d’achat, montant et date des transactions, etc.)
Données techniques Données de connexion (adresse IP, logs, etc.). Données de navigation (cookies, traceurs, mesure d’audience, clic, etc.)

5. Origines des données

Les données relatives aux clients ou prospects sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe) par Paris je t’aime.

La collecte peut aussi être indirecte :

  • via des entreprises spécialisées (achat ou location de base) ou via les partenaires et fournisseurs de Paris je t’aime. Dans ce cas, Paris je t’aime prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées ;
  • via du parrainage. Dans ce cas, le parrain s’assure qu’il peut nous communiquer les données de la personne.

6. Finalités et bases légales

Selon les cas, Paris je t’aime traite vos données pour les finalités et bases légales suivantes :

Finalités Commentaires Bases légales
Échanges précontractuels Paris je t’aime traite les données des personnes qui interagissent avec lui avant la conclusion d’un contrat. Exécution de mesures précontractuelles
Contrat et suivi du contrat Paris je t’aime les données de ses clients dans le cadre du suivi des relations contractuelles (ex : achat en ligne). Exécution de mesures contractuelles
Facturation, paiement et comptabilité Paris je t’aime traite les données de ses clients dans le cadre de la facturation et du paiement des commandes effectuées. Exécution de mesures contractuelles
Gestion de l’annuaire des clients et prospects Paris je t’aime tient à jour un annuaire de ses clients et prospects. Intérêt légitime
Organisation d’évènements Paris je t’aime traite les données de ses clients et prospects lorsqu’il les invite à des évènements qu’il organise. Intérêt légitime
Envoi de newsletters et gestion des demandes de désinscription Paris je t’aime adresse à ses clients et prospects des newsletters auxquelles ils peuvent se désinscrire. Intérêt légitime (clients). Consentement (prospects)
Amélioration des services et enquêtes de satisfaction Paris je t’aime est susceptible de traiter les données de ses clients et prospects à des fins d’amélioration de ses services, notamment au travers d’enquêtes de satisfaction. Intérêt légitime
Analyse comportementale et mesure d’audience Paris je t’aime est susceptible de traiter des données à des fins d’analyse du comportement de ses clients et prospects et de suivi de leur trafic en ligne. Intérêt légitime ou consentement lorsque cela est nécessaire
Community management Paris je t’aime collecte et traite les données de ses clients et prospects à des fins d’animation de ses communautés sur internet, notamment sur les réseaux sociaux. Intérêt légitime
Vidéosurveillance Le point d’accueil et d’information touristique dispose d’un dispositif de vidéosurveillance. Intérêt légitime
Réalisation de statistiques Paris je t’aime est susceptible d’effectuer des statistiques s’agissant des données de ses clients et prospects. Intérêt légitime

7. Destinataires des données – habilitation & traçabilité

Paris je t’aime s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

Destinataires internes Destinataires externes
- le personnel habilité du service marketing, du service commercial, du service adhérent, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ; - le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) - les adhérents de Paris je t’aime ; - les partenaires de Paris je t’aime ; - les organismes bancaires ; - le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein de Paris je t’aime sont soumis à une obligation de confidentialité.

Paris je t’aime décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, Paris je t’aime n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

8. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par Paris je t’aime au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui et, à défaut, en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Traitement Durée de conservation
Contrats conclus avec les clients 5 ans à compter de leur conclusion. 10 ans pour les contrats conclus par voie électronique de plus de 120 euros.
Correspondance commerciale (bons de commande, de livraison, factures, etc.) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Données traitées à des fins de prospection Pour les clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (à compter du terme d’un contrat) ou du dernier contact émanant du client (demande de documentation, clic sur un lien contenu dans un mail, etc.). Pour les prospects : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
Images de caméras de vidéoprotection Pendant une durée d’un mois maximum.
Données techniques 1 an à compter de leur collecte.
Données bancaires Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client. Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit.

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Paris je t’aime n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

9. Droit de confirmation et droit d'accès

Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à Paris je t’aime la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Le droit d’accès/copie est conditionné au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de la personne elle-même ; et
  • être formulée à l’adresse e-mail [email protected].

Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de Paris je t’aime. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Paris je t’aime pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.

Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

10. Mise à jour – actualisation et rectification

Paris je t’aime satisfait aux demandes de mise à jour :

  • automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui, techniquement ou légalement, peuvent être mis à jour ;
  • sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit éventuellement justifier de son identité.

11. Droit à l'effacement

Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées d’une autre manière ;
  • lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Paris je t’aime et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné pourra donc procéder à une vérification d’identité.

12. Droit à la limitation

Les clients et prospects peuvent exercer leur droit à la limitation lorsque l'un des éléments suivants s'applique :

a) l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée ;
b) le traitement est illicite et la personne concernée s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
c) Paris je t’aime n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
d) la personne concernée s'est opposée à un traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par Paris je t’aime prévalent sur ceux de la personne concernée.

13. Droit à la portabilité

Paris je t’aime fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les clients ou les prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par Paris je t’aime lui-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

14. Décision individuelle automatisée

Paris je t’aime ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

15. Droit post mortem

Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [email protected].

16. Droit d'usage

Paris je t’aime se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies, qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de Paris je t’aime, demeurent la propriété exclusive de Paris je t’aime (analyse d’usage, statistiques, etc.).

17. Sous-traitance

Paris je t’aime informe ses clients et prospects qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, Paris je t’aime s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Paris je t’aime s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit. De plus, Paris je t’aime se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

18. Sécurité

Il appartient à Paris je t’aime de définir et de mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques, physiques ou logiques qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

19. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Paris je t’aime s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, Paris je t’aime :

  • en avisera les clients et prospects concernés ;
  • communiquera aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.

20. Délégué à la protection des données

Paris je t’aime a désigné un délégué à la protection des données.

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :

  • Nom : Monsieur Eric Barbry ;
  • Adresse e-mail : [email protected] ;
  • Tél : 01 44 82 43 00.

En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, Paris je t’aime saisira préalablement le délégué à la protection des données.

Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information ou poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de l’information requise ou de la question posée.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et prospects pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

21. Registre des traitements

Paris je t’aime, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par Paris je t’aime, en tant que responsable du traitement.

Paris je t’aime s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

22. Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si ceux-ci estiment que le traitement de leurs données à caractère personnel les concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

23. Evolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et prospects par tout moyen défini par Paris je t’aime, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

24. Pour plus d'informations

Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter le DPO à l’adresse suivante : [email protected].

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.